Blogissani haluan tiivistää keskeiset ohjausryhmätyöhön kuuluvat tehtävät projektin etenemisvaiheissa. Toivottavasti teillä on tästä hyötyä kun pohditte ohjausryhmätoimintanne tavoitteita ja työjärjestystä.
Projektin ohjausryhmä toimii projektin keskeisten päätösten tekijänä, vastuussa projektin onnistumisesta strategisella tasolla koko projektin elinkaaren ajan.
Ohjausryhmän tehtäviin kuuluu varmistaa, että projekti etenee sovittujen tavoitteiden mukaisesti, tukee organisaation strategiaa ja saavuttaa sille asetetut hyödyt ja vaikutukset.
Ohjausryhmän kokoonpanossa tulisi aina olla tarvittavaa osaamista ja mandaattia, jotta ryhmä pystyy tekemään keskeiset päätökset oikea-aikaisesti ja johdonmukaisesti. Ohjausryhmä ei puutu projektin yksityiskohtaiseen operatiiviseen suunnitteluun, vaan sen tehtävänä on luoda projektille suuntaviivat, varmistaa resurssit ja poistaa esteitä projektin onnistumiselle. Tämä rooli on verrattavissa yrityksen hallitukseen, joka valvoo ja tukee toimitusjohtajan työtä, mutta ei osallistu päivittäisjohtamiseen. Projektipäällikkö hoitaa projektin ”toimitusjohtajan” työt.
Valmisteluvaihe: tavoitteiden ja resurssien varmistaminen
Valmisteluvaiheessa ohjausryhmän tehtävänä on arvioida, kuinka hyvin projekti tukee organisaation strategiaa ja mitä liiketoimintahyötyjä projekti voi tuottaa. Projektin idea ja alustava liiketoimintaperusta, eli business case, muodostavat pohjan päätökselle projektin aloittamisesta. Ohjausryhmän on varmistettava, että projekti-idea on linjassa organisaation missioon, visioon ja strategiaan.
Ohjausryhmän puheenjohtajan rooli korostuu tässä vaiheessa, sillä hänen tehtävänään on varmistaa, että tarvittavat resurssit ja tuki organisaatiolta saadaan projektin käynnistämiseksi. Suositeltavaa on, että tuleva projektipäällikkö otetaan mukaan valmisteluvaiheeseen jo varhain. Tämä luo perustan sujuvalle yhteistyölle ja auttaa projektipäällikköä sisäistämään projektin tavoitteet syvällisesti.
Suunnitteluvaihe: projektisuunnitelman hyväksyntä ja tarkistuspisteet
Suunnitteluvaiheessa ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman, varmistaa sen realistisuuden ja varaa tarvittavat resurssit. Suunnitelman tulee sisältää selkeät tarkistuspisteet, joiden avulla ohjausryhmä voi arvioida projektin etenemistä ja varmistaa, että kaikki resurssit ja toimenpiteet ovat kohdistettu oikein projektin menestymiseksi.
Ohjausryhmän puheenjohtajan ja projektipäällikön välinen yhteistyö on tässä vaiheessa kriittistä, sillä heidän tulee yhdessä valmistella päätöksenteon pohjaksi tarvittava aineisto ja varmistaa, että projektisuunnitelma on johdonmukainen, saavutettavissa ja että se tukee organisaation strategisia tavoitteita. Laadukas ja tarkoituksenmukainen projektisuunnitelma perustuu myös keskeisesti projektipäällikön ja asiantuntijoiden väliseen osallistavaan suunnitteluun.
Toteutusvaihe: projektin eteneminen ja riskien hallinta
Projektin toteutusvaiheessa ohjausryhmä toimii etenemisen seuraajana ja päätöksenteon tukipilarina, joka mahdollistaa projektin sujuvan etenemisen. Ohjausryhmä seuraa tarkasti projektipäällikön raportteja, jotka mm. koskevat projektin tilaa, etenemistä ja mahdollisia riskejä. Riskienhallinta on keskeinen osa ohjausryhmän tehtäviä tässä vaiheessa, ja ryhmän jäsenillä tulee olla kyky arvioida riskejä sekä tehdä päätöksiä nopeasti ja johdonmukaisesti.
Ohjausryhmän päätökset keskittyvät etenemisen kannalta tärkeisiin kysymyksiin, kuten resurssien ja aikataulujen hallintaan. Ryhmän tehtävä ei ole tiettyjen työvaiheiden suunnittelu, vaan etenemisen varmistaminen sekä tarvittavat toimenpiteet, jotta projektin tavoitteet saavutetaan. Mikäli projekti ei etene suunnitelman mukaisesti tai liiketoimintahyödyt eivät ole enää saavutettavissa, ohjausryhmän tulee olla valmis tekemään päätös projektin keskeyttämisestä.
Päättäminen ja projektin lopettaminen
Projektin päättämisvaiheessa ohjausryhmä arvioi, ovatko projektin tavoitteet ja liiketoimintahyödyt saavutettu. Tämä vaihe on erityisen tärkeä, sillä projektin päätöksen tulee olla selkeä, ja siinä varmistetaan, että projektin tuotokset ovat siirtyneet onnistuneesti osaksi organisaation pysyvää toimintaa. Ohjausryhmän jäsenet ovat vastuussa siitä, että projektin tuottamat hyödyt tulevat osaksi liiketoimintaa, ja projektin tulokset arvioidaan suhteessa alkuperäisiin tavoitteisiin.
Hyvä käytäntö on, että projektin päätöskokouksessa käydään läpi kaikki projektin keskeiset tuotokset ja varmistetaan niiden laadukas siirtyminen linjatoimintaan. Päättämisvaiheessa projektitiimi luovuttaa tulokset organisaatiolle, ja ohjausryhmä varmistaa, että organisaatiossa on riittävät resurssit ja osaaminen hyötyjen saavuttamiseksi.
Yhteistyöllä menestykseen
Projektipäällikön ja ohjausryhmän tiivis yhteistyö on ratkaisevan tärkeää. Erityisesti ohjausryhmän puheenjohtajan ja projektipäällikön välinen yhteys luo edellytykset tehokkaalle ja johdonmukaiselle päätöksenteolle. Onnistunut projekti vaatii selkeän suunnan, riittävät resurssit ja sujuvan yhteistyön – kaikki nämä elementit kytkeytyvät ohjausryhmän toimintaan.